Assistante indépendante, assistante de Direction externalisée

Le pilotage administratif de votre structure consiste à être l'interlocuteur référent pour vos fournisseurs, clients, comptable, banque et assurance.

Le pilotage c'est également suivre vos projets de développement :

Mise en place du projet, planification et suivi de l'avancée de celui-ci avec les différents intervenants.

Nous optimiserons votre temps de travail, avec la mise en place d'outils et/ou de procédures d'automatisation des tâches.

Ces outils seront des supports pour votre activité et vous aideront à affiner vos tarifs de vente, suivre vos clients, avoir des tableaux de bord et à optimiser votre chiffre d'affaires et suivre vos projets.

Nous nous assurerons du bon paiement de vos clients, du suivi de vos commandes fournisseurs et du règlement de ceux-ci.

Nous nous occuperons de numériser, de classer et d'archiver vos documents, également.

• Pilotage administratif de votre structure
• Recherche d'outils vous permettant l'optimisation de votre administratif
• Suivi d'activité (tableaux de bord, CA...)
• Pointage bancaire
• Préparation à la comptablité
• Édition et vérification de factures / avoirs 
• Contrôle des notes de frais
• Mise en page de documents
• Gestion documentaire (organisation du classement et archivage numérique)
• Secrétariat

Experts en gestion administrative, nous pourrons vous aider à choisir les bons outils et à les paramétrer pour faciliter votre gestion d'entreprise au quotidien.

Estela Solutions vous propose un secrétariat externalisé, secrétaire indépendante, assistante de Direction externalisée sur Toulouse et partout en France.

Nos assistantes administratives s'occuperont de vos tâches administratives simples et récurrentes :

Préparation à la comptabilité :

• Récupération des factures ventes et factures fournisseurs, numérisation, stockage et transfert au comptable
• Saisie des achats sur votre ERP ou logiciel de gestion

Administration des ventes :

• Saisie de vos commandes
• Envoi des accusés de réception de commandes
• Gestion administrative de l'expédition

Service après-vente :

• Saisie de vos SAV
• Suivi et clôture de vos SAV

Facturation :

• Préparation de la facturation
• Envoi des factures
• Dépôts des factures sur les plateformes (Chorus Pro, OPCO etc.)

Boîte mail :

• Traitement de vos mails (organisation et traitement de ceux-ci en fonction de votre activité)

Secrétaire indépendante Toulouse, Occitanie et partout en France.

Notre assistant.e de relation client externalisé.e (ou votre support commercial) s'assurera du suivi de vos commandes clients, de leur règlement dans les temps, et de prévoir avec eux vos renouvellements de contrat ou devis.

Afin de pouvoir suivre l'ensemble de votre relation client et de gérer toutes leurs demandes, des outils existent. Ils vous permettent une optimisation de ce suivi, appelés CRM (customer relationship management).

Nous vous aidons à choisir cet outil, à le paramétrer et à l'animer.

Ainsi vous aurez l'historique complet de tous vos clients, vos actions de ventes seront transparentes, planifiables et donc mesurables, et tout cela grâce à une gestion de la relation client externalisée.

Découvrez aussi nos prestations de visibilité locale sur Google et de suivi des avis clients. 

• Suivi de relation clientèle (français / anglais)
• Relances commerciales
• Rappels clients, prise de rendez-vous
• Mailing / publipostage
• Saisie de base de données / tableaux de bord
• Suivi et relances des impayés
• Organisation de réunions, journées d'étude, séminaires et banquets

Soigner sa relation client est primordial pour chaque société.