A titre personnel, nous avons déjà beaucoup d’administratif à gérer même si aujourd’hui celui-ci devient plus léger avec la digitalisation.
Cependant en tant qu’entrepreneur, ou directeur d’un service, l’administratif peut devenir un vrai calvaire !
Votre mission est de faire fonctionner votre entreprise ou votre service et vendre vos prestations ou produits.
Cette première partie commerciale génère un certain flux de documents à préparer comme l’envoi et la relance de devis, l’envoi des factures et les relances des impayés, ou le suivi des tableaux de bord.
En fonction de l’activité de l’entreprise, d’autres documents vont être envoyés à divers interlocuteurs.
Par exemple pour un organisme de formation, il faudra préparer les convocations, les émargements, les diverses attestations, et bien d’autres.
Si vous travaillez dans une société de production, il y aura les bons de commande, les bons de livraison et tout le suivi administratif de chaque produit conceptualisé et envoyé.
Une fois par mois ou par trimestre il y a aussi toute la comptabilité en vue de la déclaration de la TVA qui sera faite par votre expert-comptable. Cela implique de récupérer et transmettre toutes vos factures fournisseurs et factures ventes.
Tout cela ne se fait pas en 5 minutes !
Cela prend du temps et empiète souvent sur la partie commerciale ou sur la productivité de l’entreprise.
De plus si elle n’est pas organisée et gérée à temps elle ralentira toute l’activité.
Collaborer avec une entreprise de support administratif externalisé vous permet d'avoir de la souplesse, en fonction des pics d'activité de votre société, et de bénéficier d’une entreprise experte dans son domaine.
De plus pour beaucoup d'entrepreneurs il est difficile de supporter le poids d'une embauche à temps plein ou à temps partiel pour ce type de missions. Vous serez allégé des démarches administratives et des contraintes que l'emploi d'un salarié exigerait.
L’externalisation de l’administratif est aujourd’hui de plus en plus en vogue, pourquoi ?
Car les entreprises ont compris que s’entourer de personnes expertes sur ces tâches leur permettent de rester centrées sur leur activité et leur métier.
Faire ce choix est stratégique ! Vos salariés auront du support organisationnel et pourrons se concentrer sur leurs propres tâches et gagner en productivité.
La solution est flexible, et agile. L’entreprise que vous choisirez s’adaptera à vos besoins.
Traiter l’administratif c’est être capable d’organisation, d’anticipation, et de régularité.
Faire appel à une entreprise externalisée sur ce domaine, vous permettra également d’optimiser votre gestion d’entreprise ou d’équipe et d’avoir un gain de temps dans votre quotidien.
Je veux externaliser cette partie, mais parfois je suis moi-même perdu sur ce que je peux déléguer et j’ai du mal à concevoir son externalisation ! Alors comment s’y préparer ?
· Lister l’ensemble des taches, en face de chaque tâche donner une évaluation du temps que celles-ci prennent.
· Répertorier ces tâches en famille : administration des ventes, fournisseurs, gestion comptable, service après-vente etc…
· Planifier ces tâches : quand doivent-elles être traitées ? début de mois, fin de mois, au quotidien ?
· Sélectionner les tâches que je souhaite garder, et les tâches qui me semblent faciles à externaliser.
· Enfin, est-ce que je souhaite que le prestataire soit dans mes locaux, ou bien qu’il traite en distanciel ?
Quand cette étape est faite, en général on se sent déjà mieux, car elle nous permet en premier lieu de prendre du recul.
Un recul nécessaire pour faire ses choix stratégiques.
Le choix du prestataire
Une autre mission vous attend : le choix de votre futur prestataire !
Vous pouvez le rechercher sur internet, là Dieu Google vous donnera une liste des prestataires (dont nous : Estela Solutions 😊 !)
Ou simplement on vous recommandera telle ou telle entreprise, via vos amis, famille ou votre réseau professionnel.
Le domaine d’expertise de votre futur prestataire est important.
S’assurer qu’il soit affilié à la FFMAS (Fédération Française des Métiers de l’Assistanat et du Secrétariat) par exemple.
Pourquoi ? Tout simplement parce qu’être adhérent à la FFMAS c’est signer une charte Déontologique. Ce sont des personnes qui sont concernées par l’évolution de leur profession.
La charte Déontologique de la FFMAS-ESI (entrepreneuriat), met en avant les bonnes pratiques du métier, le respect de la confidentialité, de la sécurité informatique par exemple.
Pourquoi ? parce qu’en étant externe à la société nous avons des responsabilités. Nous allons avoir accès a pas mal de documents souvent confidentiels.
Au niveau de la sécurité informatique, nous devons être équipés de coffres-forts de mot de passe.
Les accès à la banque, pour le paiement des fournisseurs doivent être propres à celui qui va les gérer (on ne travaille jamais sur les mêmes accès que nos clients), cela dans un but de sécuriser nos clients et nous-même.
Vous pouvez aussi regarder si le futur prestataire est dans une démarche de qualité par exemple : a-t-il des certifications sur un domaine d’activité, certification Voltaire (orthographe), certification RH ?
Pour finir appeler les différents prestataires que vous aurez présélectionnés et prendre celui avec lequel vous vous sentez en confiance et qui saura vous rassurer, et surtout choisir une entreprise qui vous correspond.
Comment voyons-nous l’administratif chez Estela Solutions ?
Eh bien bonne nouvelle : nous l’aimons beaucoup !
Notre mission est très claire : traiter l’administratif de nos clients pour leur apporter un second souffle !
L’administratif est souvent vu comme froid et rébarbatif, or ce n’est pas du tout comme ça que nous le vivons avec nos clients. Bien au contraire c’est avant tout une aventure humaine, écouter, percevoir les problématiques métiers et y apporter des solutions. Echanger au quotidien pour faire avancer les choses et mettre en actions les décisions.
Nous avons fait le choix de ne travailler qu’en distanciel, pourquoi ?
Tout simplement afin d’optimiser le temps de chacun. Nous évitons les déplacements, et nous nous inscrivons peu à peu dans une démarche RSE. 😊
Être en distanciel nous permet d’être flexible et de s’adapter aux imprévus et urgences de nos clients.
Enfin, notre appétence pour les nouvelles technologies !
Cela nous permet de sortir du « tout papier », et de voguer avec nos clients sur la modernité.
Support administratif, gestion de projet, assistanat de Direction, Office manager, sur Toulouse, l'Occitanie et toute la France