Assistante indépendante Toulouse et dans toute la France
Votre quotidien est surchargé par votre activité commerciale et votre productivité.
Pourtant en tant que Chef d'entreprise, ou directeur, vous avez besoin également de temps pour pouvoir traiter l'administratif inhérent à votre quotidien.
Nous proposons un service de secrétariat externalisé sur Toulouse et partout en France, qui vous apportera des solutions clés pour optimiser la gestion de cette charge. Nous pourrons intervenir en vous accompagnant, tant sur la mise en place que sur le traitement de votre administratif pur.
Notre particularité : le distanciel.
Pourquoi ? dans un souci d'optimisation, nous faisons tout à distance et nous vous aiderons à vous décharger du papier, à organiser votre administratif de manière pérenne.
Secrétaire indépendante sur Toulouse, et partout en France.
Une secrétaire indépendante est une professionnelle qui propose des services de support administratif et de gestion à distance aux entreprises. Chez Estela Solutions nous travaillons de manière autonome.
Les tâches confiées à une secrétaire indépendante peuvent varier en fonction des besoins de ses clients, mais elles incluent souvent :
- La gestion de la boîte mail (clients et fournisseurs)
- La coordination entre les différents interlocuteurs de l'entreprise (banque, comptable, assurance, fournisseurs et parfois client)
- La gestion des agendas et calendriers
- La préparation de documents et de présentations
- La saisie et la mise à jour de données
- Le suivi et le reporting d'activités
- La gestion documentaire (le classement et l'archivage de documents)
- La préparation à la comptabilité (recupération des factures fournisseurs et vente et transfert au comptable pour la déclaration de la TVA)
- Sasie sur votre logiciel de gestion des factures d'achats
- Le SAV transport / SAV garantie
- La gestion de l'ADV : saisie des commandes, ARC, BL et expéditions sur divers logiciels)
- L'émission des factures vente
- Dépôt des factures sur Chorus Pro
- Relances devis
- Pointage des paiements clients et relances impayés
- Etc.
Une secrétaire indépendante utilisera généralement des outils informatiques et des logiciels de gestion pour accomplir ses tâches, tels que des outils de communication en ligne, des logiciels de gestion de projets, et des logiciels de traitement de texte et de feuilles de calcul.
Polyvalente, elle pourra utiliser et s'adapter à vos logiciels de gestion internes, ou vous orienter si vous n'en possedez pas.
Elle saura être un vrai support dans la mise en place d'un nouveau logiciel, et fera en sorte de faciliter son déploiement dans l'entreprise.
L'assistante indépendante sera aussi un puis de veille concernant la règlementation générale (sur les mentions obligatoires sur les factures ou vos devis par exemple), elle pourra vous faire part des diverses évolutions règlementaires.
Enfin, elle vous secondera dans la mise en place de certains pojets. Quand vous êtes complètement pris par votre activité mais que vous devez toute fois mettre en place un nouveau projet, l'assistante indépendante pourra le suivre, le coordonner, et vous faire la synthèse de l'avancée de celui-ci. Elle le mènera jusqu'à sa finalité. Ce qui de votre côté vous permet de gagner du temps et de rester concentré sur votre activité.
La secrétaire indéepndante a souvent développé des compétences relationnelles, organisationnelles et administratives capables de soutenir l'action d'un dirigeant dans différents domaines, tels que les ressources humaines, le droit de l'entreprise ou la communication.
Elle est aussi capable d’interagir dans un contexte professionnel complexe, interculturel et digitalisé, avec un bon niveau de rédaction de textes et de documents de synthèse.
Elle sait gérer l'information, rechercher des sources documentaires fiables et actualiser certains dossiers administratifs.