Support administratif

Assistante indépendante, assistante de Direction externalisée

Exemples de services proposés

 

 

Gestion de votre boîte mail Bureautique

 Stockage et archivage de vos documents (gestion documentaire)

Relances de vos devis

Préparation à la comptabilité (recupération de vos factures fournisseurs, stockage et transfert au comptable)

Relances impayés

Saisie sur votre logiciel de gestion des factures d'achats

Emission des factures de ventes

Gestion du SAV transport (avarie transport), ou SAV garantie

Pointage des paiements clients

Gestion de l'administration des ventes (ADV) : saisie des commandes, ARC, BL et expéditions sur divers logiciels

Dépôt de vos factures vente sur Chorus pro ou OPCO ou autres plateformes

Planification de vos chantiers

Accompagnement sur les logiciels

Le concept de secrétariat externalisé consiste à confier les tâches administratives d'une entreprise à un prestataire externe spécialisé. Cette pratique permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier tout en bénéficiant d'un support administratif professionnel et flexible. Toulouse, avec son dynamisme économique et sa concentration d'entreprises innovantes, représente un terrain fertile pour le développement de services de secrétariat externalisé. Ce service s'adresse aux petites comme aux grandes entreprises cherchant à optimiser leur gestion administrative sans alourdir leur structure interne.

Avantages du secrétariat externalisé

Opter pour un secrétariat externalisé offre de multiples avantages pour les entreprises, notamment en termes de réduction des coûts et de gestion du temps. Ce modèle permet d'éliminer les charges liées à l'embauche de personnel administratif permanent, telles que les salaires, les avantages sociaux et les formations. De plus, il offre une grande flexibilité, s'adaptant aisément aux périodes de forte ou de faible activité, ce qui est particulièrement avantageux pour les entreprises saisonnières ou en phase de croissance. Enfin, le secrétariat externalisé donne accès à des compétences et des technologies de pointe sans investissement initial lourd, permettant ainsi une gestion administrative toujours à la pointe de l'efficacité.

Services proposés à Toulouse

À Toulouse, le service de secrétariat externalisé couvre une large gamme de fonctions administratives essentielles. Cela inclut la gestion quotidienne des tâches administratives telles que la correspondance, la planification des rendez-vous et la gestion des documents ou de boîte mail. Le support pour le SAV ou ADV offrant une aide sur mesure selon les exigences spécifiques de l'entreprise. En outre, les services incluent souvent la préparation des documents comptables et administratifs, essentiels pour maintenir l'ordre et la conformité au sein de l'entreprise.


Toulouse, connue pour son dynamisme dans le secteur aéronautique et spatial, est également un pôle attractif pour les startups et les PME. La ville bénéficie d'une infrastructure solide et d'un réseau d'affaires actif, idéal pour les entreprises qui cherchent à externaliser leur secrétariat. En choisissant Toulouse pour le secrétariat externalisé, les entreprises peuvent facilement tirer profit de cet écosystème entrepreneurial bien établi. Cela inclut une proximité avec des partenaires potentiels et un accès facilité à un bassin de talents administratifs qualifiés.

Pour illustrer l'efficacité du secrétariat externalisé à Toulouse, plusieurs études de cas mettent en lumière les expériences réussies d'entreprises locales. Ces exemples démontrent comment différentes structures, des startups aux grandes entreprises, ont bénéficié de la flexibilité et de l'expertise des services administratifs externalisés. Les témoignages de clients satisfaits enrichissent également cette section, offrant des perspectives personnelles sur les avantages concrets tels que l'amélioration de l'efficience et la réduction des coûts opérationnels. Ces récits authentiques servent à valider les bénéfices du service auprès des nouveaux clients potentiels.

Pilotage administratif - Assistante de Direction

Le pilotage administratif de votre structure consiste à être l'interlocuteur référent pour vos fournisseurs, clients, comptable, banque et assurance.

Le pilotage c'est également suivre vos projets de développement :

Mise en place du projet, planification et suivi de l'avancée de celui-ci avec les différents intervenants.

 

Nous optimiserons votre temps de travail, avec la mise en place d'outils et/ou de procédures d'automatisation des tâches.

Ces outils seront des supports pour votre activité et vous aideront à affiner vos tarifs de vente, suivre vos clients, avoir des tableaux de bord et à optimiser votre chiffre d'affaires et suivre vos projets.

 

Nous nous assurerons du bon paiement de vos clients, du suivi de vos commandes fournisseurs et du règlement de ceux-ci.

Nous nous occuperons de numériser, de classer et d'archiver vos documents, également.

  • Pilotage administratif de votre structure
  • Recherche d'outils vous permettant l'optimisation de votre administratif
  • Suivi d'activité (tableaux de bord, CA...)
  • Pointage bancaire
  • Préparation à la comptablité
  • Édition et vérification de factures / avoirs 
  • Contrôle des notes de frais
  • Mise en page de documents
  • Gestion documentaire (organisation du classement et archivage numérique)
  • Secrétariat

Experts en gestion administrative, nous pourrons vous aider à choisir les bons outils et à les paramétrer pour faciliter votre gestion d'entreprise au quotidien.

 

Estela Solutions vous propose un secrétariat externalisé, secrétaire indépendante, assistante de Direction externalisée sur Toulouse et partout en France.

Support administratif externalisé - secrétariat externalisé

Nos assistantes administratives s'occuperont de vos tâches administratives simples et récurrentes :

 

Préparation à la comptabilité :

  • Récupération des factures ventes et factures fournisseurs, numérisation, stockage et transfert au comptable
  • Saisie des achats sur votre ERP ou logiciel de gestion

Administration des ventes (ADV) :

  • Saisie de vos commandes
  • Envoi des accusés de réception de commandes
  • Gestion administrative de l'expédition

Service après-vente (SAV) :

  • Saisie de vos SAV
  • Suivi et clôture de vos SAV

Facturation :

  • Préparation de la facturation
  • Envoi des factures
  • Dépôts des factures sur les plateformes (Chorus Pro, OPCO etc.)

Boîte mail :

  • Traitement de vos mails (organisation et traitement de ceux-ci en fonction de votre activité)

Secrétaire indépendante Toulouse, Occitanie et partout en France.


Support commercial externalisé

Notre assistant.e de relation client externalisé.e (ou votre support commercial) s'assurera du suivi de vos commandes clients, de leur règlement dans les temps, et de prévoir avec eux vos renouvellements de contrat ou devis.

 

Afin de pouvoir suivre l'ensemble de votre relation client et de gérer toutes leurs demandes, des outils existent. Ils vous permettent une optimisation de ce suivi, appelés CRM (customer relationship management).

Nous vous aidons à choisir cet outil, à le paramétrer et à l'animer.

 

Ainsi vous aurez l'historique complet de tous vos clients, vos actions de ventes seront transparentes, planifiables et donc mesurables, et tout cela grâce à une gestion de la relation client externalisée.

 

Découvrez aussi nos prestations de visibilité locale sur Google et de suivi des avis clients. 

  • Suivi de relation clientèle (français / anglais)
  • Relances commerciales
  • Rappels clients, prise de rendez-vous
  • Mailing / publipostage
  • Saisie de base de données / tableaux de bord
  • Suivi et relances des impayés
  • Organisation de réunions, journées d'étude, séminaires et banquets

Soigner sa relation client est primordial pour chaque société.

 

En résumé, le secrétariat externalisé offre une solution efficace pour optimiser la gestion administrative tout en réduisant les coûts pour les entreprises à Toulouse. Cette approche permet non seulement de bénéficier de services administratifs professionnels sans les contraintes d'embauche permanente, mais elle favorise également une meilleure allocation des ressources internes vers des activités à plus forte valeur ajoutée. Nous encourageons les entreprises toulousaines à envisager cette option pour améliorer leur efficacité opérationnelle et accroître leur compétitivité sur le marché.

Nous invitons les entreprises à Toulouse intéressées par l'optimisation de leur gestion administrative à considérer sérieusement l'option du secrétariat externalisé. Pour découvrir comment nos services peuvent s'adapter à vos besoins spécifiques et contribuer à l'efficacité de votre entreprise, n'hésitez pas à prendre rendez-vous avec nous. Une consultation initiale gratuite vous aidera à évaluer vos besoins et à envisager les meilleures solutions pour votre structure. Prenez le premier pas vers une gestion plus agile et efficace dès aujourd'hui.

Gain de temps

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Organisation

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